(Sekiz Boyutta Ekip Yönetimli Problem Çözme)

8D Prosesi ;  Ortaya çıkan problemlerin veya olası problemlerin, tanımlanması, giderilmesi ve yeniden   oluşumlarının   önlenmesi   veya   ortaya   çıkma olasılıklarının düşürülmesi, aşamalarının sekiz boyutta "Ekip Yönetimli Problem Çözme (EYPÇ)"  ile sistematik gerçekleştirilmesi yaklaşımıdır.

8D'nin çalışmaları yıllar öncesine dayanır. Yöntemi ilk kez Birleşik Devletler Hükümeti "Mil-STD 1520 Uygunsuz Malzeme İçin Önleyici Faaliyet Sistemi"nde standartlaştırmıştır. Mil-STD 1520 ilk 1974'te yayınlandı, en son 1986'da revize edildi ve 1995'te de yürürlükten kaldırıldı. Daha sonra Ford bu standartlara dayalı "Ford 8D" olarak bilinen problem çözüm prosesini oluşturdu.

8D ürün ve süreç geliştirici bir sorun-çözüm metodolojisidir. Ekip sinerjisine odaklanmış 8 disiplin üzerine kurulmuştur. Bir ekibin tüm elemanlarının ideal önerilerinin birer birer toplamından daha iyi ve daha akılcı sonuçlara ulaştığını temel alır. 8D'nin her disiplini, D2 (problem tanımlama) için gerekli "ne, ne ile yanlış", "ne", "ne zaman", "nerede", "ne kadar" gibi temel soruları içeren bir kontrol listesi ile desteklenir. Sorun-çözüm süreci boyunca her disiplinin edinimleri bir 8D rapor formuna kaydedilerek özetlenir.

8D Prosesi  ;

- Faaliyetlerin başlatılması (geçmiş),

- Problem çözme aşaması (şimdi ) ve

- Kalıcı faaliyetlerin tamamlanması (gelecek) temel zaman aşamalarından oluşmaktadır.

İlk aşama olan faaliyetlerin başlatılması, bulguları müteakiben başlayacak ve bulguyu elinde bulunduran tarafında sorgulanacaktır (ön analiz). Bulguyu elinde bulunduran, grup ortamına taşıdığında problem çözme aşaması başlayacaktır. Bu aşama, atanacak ekibin detay analizleri, faaliyet alma ve doğrulama ile devam edecektir. Kalıcı faaliyetlerin tamamlanması aşaması ise, ekibin takdir edilmesini müteakiben projenin tamamlanmasını içermektedir.

8D Problem çözümüne sistemli ve analitik bir yolla yaklaşan bir süreçtir. D harfi disiplini temsil eder ve her disiplinin girdisi ve çıktısı vardır . Bir adımın çıktısı, sonraki adımın girdisidir. 8D Prosesi kapsamındaki disiplinler, Analiz (D2, D4) ve Faaliyet (D3, D5, D6, D7) aşamalarına ayrılırlar. 

1. Ekip Yaklaşımı / Takımın Kurulması

Zaman ayırıp bilgisini, yetkisini ve problem çözme yeteneğini kullanarak düzeltici ve önleyici faaliyetleri gerçekleştirecek personel grubunun atanmasıdır. Grup içerisinden bir kişi ekip lideri olarak atanmalıdır.

Oluşturulan grup ve üyeleri :

 Ürün ve/veya proses bilgisine,

 Bu işe ayrılmış zamana ve yetkiye,

 Gereken teknikler konusunda eğitime sahip olmalıdır.

8D takımları;

 Kök nedenleri bulmak,

 Düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek,

 Hata tekrarını önlemek ve

 Süreç iyileştirmeleri önermek amacı ile yetkilendirildikleri için kilit role sahiptir.

2. Problemlerin Tanımlanması 

Sorunun ne ile ilgili olduğunun belirlenmesi ve problemin sayısallaştırılması yolu ile iç veya dış müşteri probleminin tanımlanmasıdır. 

Karmaşık, birden fazla veya belirsiz problemler birbirinden ayrılır, önceliklendirilir ve her seferinde bir problem ele alınır. Amaç müşterinin bildirdiği belirtiyi bir problem tanımına dönüştürmektir. Düşük öncelikliler bekletilmeli veya başka takımlar tarafından çözülmeleri sağlanmalıdır.

Herhangi bir olayın bilimsel tanımlaması aşağıdaki bilgiler sağlanarak yapılabilir:

 Problem nedir ve ne değildir ama olabilir;

 Problem nerededir ve nerede değildir ama olabilir;

 Problem ne zaman oluşmuştur ve ne zaman oluşmamıştır ama oluşabilir;

 Problem ne kadar büyüktür ve ne kadar büyük değildir ama olabilir.

3. Kısa Dönem Düzeltici Faaliyetlerin Alınması ve Doğrulanması

Kalıcı düzeltici ve önleyici faaliyetler alınana kadarki süreçte müşteriyi problemin etkisinden koruyacak faaliyetlerin alınmasıdır. 

Bu faaliyetlerin etkinliği toplanan veriler; 

  Tanımlanmalı,

 Doğrulanmalı

 Faaliyetler Uygulanmalıdır

Kısa süreli düzeltici faaliyetler geçici olup, probleme veya etkilerine karşı uygulanır. D2'de toplanan verilere dayanılarak seçilir; Bir Acil Tepki Faaliyetinden türetilebilir. Yerini D6 adımında Nihai Düzeltici Faaliyete bırakır. 

4. Kök Sebebin Tanımlanması ve Doğrulanması

Ortaya çıkan problemin tüm potansiyel sebeplerinin tanımlanmasıdır. Problem tanımı ve verisi dikkate alınarak herbir potansiyel sebep test edilir. 

Kök Neden teorilerinin problem tanımı ve test sonuçlarına göre sınanması, kök nedenin izole edilmesi ve doğrulanması, proses içinde kök neden etkisinin tespit edilebileceği, ancak edilemediği kaçış noktasının izole edilmesi ve doğrulanması gerekmektedir.

 Muhtemel Neden; Neden-Sonuç ilişkisinde bir etkinin nasıl ortaya çıkabileceğini açıklayan neden.

 Potansiyel Kök Neden; Mevcut verilere dayanan ve Problem Tanımını en iyi açıklayan neden. 

 Kök Neden; Pasif ve aktif olarak doğrulanmış, problemi açıklayan neden.

 Pasif doğrulamada hiç bir şey değiştirilmeden gözlemle kök neden aranır; kök nedenin müşteri belirtisinde aranması gibi.

 Aktif doğrulamada kök nedenin var olduğu ve olmadığı testlerle problem oluşturulup giderilir.

5. Düzeltici Faaliyetlerin Doğrulanması

Seçilen düzeltici faaliyetlerin problemi çözdüğünün ve istemeyen yan etkilerinin olmadığının doğrulanmasıdır. Problemin potansiyel kritik etkisi bazında gerekli görülürse diğer faaliyetler tanımlanır.

Düzeltici Faaliyetin Doğrulanması için; 

 Kök nedeni ortadan kaldıracak 

 Kaçış noktasını kapatacak 

 Uygulandığında doğru sonuç verecek 

 İstenmeyen etkilere yol açmayacak en iyi düzeltici faaliyetin seçilmesi gerekmektedir.

Seçilen Nihai Düzeltici Faaliyet için Risk Analizi yapılmadır. Müşteri ve etkilenen taraflarla görüşülmeli ve tarafların görüşleri alınmalıdır. Nihai Düzeltici Faaliyetin doğrulanması ve etkin olarak uygulanması  için gerekli olan kaynaklar belirlenerek temin edilmelidir. 

6. Kalıcı Düzeltici Faaliyetlerin Alınması, Uygulanması ve Onaylanması

Gerekli kalıcı / uzun dönem düzeltici faaliyetlerin tanımlanması ve alınmasıdır. Kök sebebin ortadan kaldırıldığını güvence altına alacak kontroller seçilir. Üretimde gerekli görülürse uzun dönem etkilerin denetimi ve ilave kontrollerin alınması sağlanır.

7. Yeniden Oluşumunun Önlenmesi

Şartnamelerin modifikasyonu, eğitimlerin güncellenmesi, iş akışının gözden geçirilmesi, uygulamaların geliştirilmesi ve prosedürlerin iyileştirilmesi bu ve benzer problemlerin yeniden oluşumunu önleyecektir.

Bu problemin ve benzerlerinin tekrarını önlemek için

 Politikalar

 Uygulamalar

 Prosedürler

dahil gereken sistemlerin değiştirilmesi veya sistemle ilgili geliştirme tavsiyelerinin oluşturulması gerekmektedir.

8. Birey ve Ekibin Tebrik Edilmesi

Ekibin başarısı takdir edilmelidir. Başarınızın reklamını yapın. Öğrendiklerinizi ve bilginizi paylaşın. 

Ekip yürütmüş olduğu 8D faaliyeti  kapsamında yapılan çalışmalarla ilgi elde etmiş oldukları başarıdan dolayı  birey ve takım olarak içtenlikle taktir edilmeli, kutlanmalı ve hatta ödüllendirilmelidir.

Ömer Faruk ENDEN